公文写作知识和技巧讲义

公文写作知识和技巧讲义

教学目的：

了解和掌握公文（通知、函、请示、报告、计划、总结等）的种类、格式和物业管理中常见公文的写作要求和技巧（公文写作的规范，如何写好公文）。 教学重点：

物业管理中常见公文的格式和写作的技巧。 教学手段：

PPT演示和案例讲解相结合。 教学时间： 两课时

教学步骤： 导入

今天仅就公文的基础知识以及我们物业管理中常见的几种公文的写作技巧和大家进行探讨，希望能一起进步。今天课程分两课时，包括两个章节，一是公文的基础知识（含义、种类、要素特点以及格式）和二是物业管理中常见公文的写作要求、技巧。 具体步骤讲解第一章（第一课时）

公文的基础知识

一、公文的含义：

1、要说公文先说应用文（公文是什么）。

“应用文”指个人与个人、个人与单位、单位与单位(即:私与私、私与公、公与公)之间,为彼此交往或办公处事的目的而撰制的,具有某种规范结构和法定格式的文字材料。

它可以分为公用的和私用的两大类:公用的应用文即人们通常所说的“公文”,私用的应用文可以称为“私文”。 公文是应用文的一类。 2、公文的含义：

从性质上讲，公文是用来颁布法律、传达政策法令、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务以及记载政务活动的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：

发文方（谁，体现在标题和署名上）、受文方（给谁，体现在称谓上）、内容（做什么）。

二、公文的种类和分类？（那些是公文）： 1、公文种类（文种）：共有16种，命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、条例、规定（只是一种说法，只是应用公文）。

其实还包括常用文书，计划、总结、调查报告、述职报告、开幕词、闭幕词、简报等。

2、公文的分类：

按其行文方向，分为上行文（报告、请示等）、下行文（命令、决定、指示、批复、公报、条例、规定、通报等）、平行文（函等）。

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级

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机关向所属下级机关的行文，如命令、决定、指示、批复、公报、条例、规定、通报、公告、通知、通告、公文纪要等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、通告、公文纪要有时也可作为平行文。 特别提示：弄清楚行文关系，才能选对文种，把握好措辞。 公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。

公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 三、公文的格式（结构）： 1、应用公文的格式

文头：文件头的简称，在公文首页的上头，约占首页的三分之一，包括： ①发文机关的名字；

②发文号，在文件头下边正中处； ③发文号下边用一根红线与正文分开；

④如系密件或急件，密、急级可标在文件头的左角或右角（可无）； ⑤份数号及签发人（可无）。 正文：

①标题。标题通常由发文机关、公文的事由和公文文种三部门分组成。标题应力求明确、简要、醒目。

②主送机关。指主要发送的机关，一件文件特别是“请示”，一般只写一个主送机关。

③公文内容。这是文件的主体，要求文字准确、简练、逻辑清楚、标点正确。一般一文一事，以便研究和处理。

附件：附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。附件应在正文末尾另起一行空两格注明，附件的标题要具体明确，不得随意简化，末尾一般不用加注标点符号。附件文件放在正文末页之后。

④属印及成文时间（公文生效的时间，需用方块汉字）。 文尾：

①附注（可无）。指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。

②主题词。主题词必须准确，一般由三至五个词或词组构成。不能把标题与主题词混淆，主题词不一定表达一个相对完整的意思。 ③抄报抄送机关。

④印发机关（文件的印发主管部门）、印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行 ⑤印发份数。

2、常用文书的格式

标题（单位﹢时间﹢事由﹢文种） 称谓

正文（前言﹢文中﹢结尾/结束语） 落款（署名﹢时间）

讲解第二章（第二课时）

如何写好常见公文

物业管理中常见公文：（物业）通知、（工作）计划、（工作）总结、述职报告。

一、掌握“格式要求”及“行文规范”，这是写好公文的第一步。 通知 例文：

住户供水系统停水通知

尊敬的各位业主：

由于进行供水系统维修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期间内，会出现短暂停水供水或不正常水压情况。

请各位住户预先储备适量用水以供使用。

若住户有任何疑问，请立即致电60010069与管理处联络。 维修工作中给您带来不便，请谅解，谢谢合作﹗

××物业管理有限公司

××管理处 2008年8月11日

1、格式：标题﹢称谓﹢正文﹢落款。

2、了解通知的本意和用途（因为某种原因通晓对象某件事情，有时要求对方做出配合），叙述要清楚、完整（原因、事情）、简洁，注意措辞。

计划 例文：

1、格式：标题﹢正文（前言、目标或目的、步骤、措施）﹢落款。

2、了解工作计划的本意和用途（对下一步工作的事先安排，以指导工作顺利完成），下一步工作的目标、开展工作的步骤以及保障措施一定写清楚。

总结 例文：

1、格式：标题﹢正文（前言、经验、教训、展望）﹢落款。

2、了解工作总结的本意和用途（回顾归纳以前的工作，找出有规律性的认识-经验、教训，以指导今后工作），要写清楚工作中的经验和教训。

述职报告 例文：

1、格式：标题﹢正文（第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。第三部分是今后的设想和决心。）﹢落款。

2、了解述职报告的本意和用途（评价自己一定期间的工作），要突出个人的工作能力和管理水平，是如何尽职的。 二、“照葫芦画瓢”，善于借鉴，（http://office.nenu.edu.cn）。 三、平时积累，多写多练。（基本功较差的，还要多看，广泛阅读）。

2008年8月13日