医院办公室主任岗位说明书

职责

概述

在院长的领导下，负责综合协调、文书档案管理、会议组织、检查督导、文秘工作、服务接待等行政管理工作，充分发挥办公室联系上下、协调左右、沟通内外的枢纽作用；按要求完成上级安排的各项指令性任务。

关键

职责

具体职责描述

所需权限

科室

管理

1．负责本科室的日常管理，提高本科室工作效率和工作质量，节约工作成本，带领科室人员按时完成各项工作任务。

2．负责本科室的建设和发展，注重本科室人才梯队的建设，提高科室人员的工作能力和业务素质。

3．参加医院组织的相关会议，负责传达、贯彻和监督落实相关会议精神，带领科室人员完成医院下达的各项指令性任务。

√  办公费用支出审批权。

√  本部门员工的管理指挥权。

√  本部门工作绩效的考评权。

综合

协调

1．协助院领导进行调查研究，了解情况，收集、整理、综合分析相关信息，及时为院领导决策提供准确、全面的依据。

2．负责安排医院的总值班，检查总值班记录，管理总值班的有关物资物品。

3．负责办公室各项工作的统筹、组织和协调，处理日常综合事宜，并完成院领导交办的各项任务。

√  相关信息和资料的索取权与获得权。

√  医院重大决策的知晓权。

会议

组织

1. 做好医院各类行政会议的组织安排工作。

2．负责院周会议题的征集、审核与整理，确保会议高质高效进行。

3．领导科室人员做好大型会议的会前通知、会场布置、会务服务、会议记录、会议考勤等工作。重要会议或领导指示要求撰写会议纪要的，在规定时间内整理出会议纪要并按要求上报或下发到相关部门。

  √  院周会汉题的审

核权。

检查

督导

1．督促检查上级卫生部门和医院各项方针、政策和医院的规章制度、管理方案的贯彻实施情况，及时反馈信息。

2．检查督导院领导布置的工作及本院会议决议的落实情况并及时反馈。

3．指导科室撰写年度工作计划、总结或者专题性的计划与总结以及其他文字材料。

√  有关规章制度制定修改的建议权和执行情况的监督、检查权。

文秘

工作

1．协助院长制订全院性规章制度等指导性文件，负责综合整理医院的发展规划、工作计划、总结，草拟有关文件，撰写大型材料，完成院长交办的其他文字材料的撰写工作。

2．负责医院的大事记录工作，为管理工作的改进和院志编撰提供参考信息。

3，负责医院各类文件的收发、登记、转递、传阅、催办、立卷、归档、保管、利用等工作，并配合医院有关部门做好机要保密工作。

4，掌握医院行政公章及院长印章的使用、介绍信、证明信的填写和负责审定行政及业务部门印章的刻制。

√  文件处理权和保密权。

√  公章、介绍信的使用权和统管权。

学历要求：大专及以上               专业要求：行政管理或卫生技术相关专业

执业资格：取得相应执业资格证       职称要求：中级或中级以上职称

工作经验要求：具有五年以上医院工作经验和一定的行政管理经验

服务

接待

1．做好院领导参加会议、外出参观考察、调查研究、检查工作、外事工作、社会活动的组织、服务工作。

2．负责医院行政车辆调度，确保院领导和有关部门用车及行车安全。

3．领导科室做好有关部门来院检查指导工作或内外宾来院参观交流的接待与协调工作。

4．组织做好信访工作，对来信来访要做到有登记、有落实，不积压、不拖延，重大问题及时向领导报告。

√  一定接待费用的支配权。

√  车辆调度权。

√  信访工作的研究调查权。

素质能力要求

1．对医院具有很高的忠诚度，维护与执行医院的重大决策，热爱医院，热爱岗位，热爱同事，愿意为医院发展做出贡献，具有服务他人的精神。

2．较高的领悟领导意图的能力，能从医院的大局角度出发考虑问题。

3．处事豁达，待人真诚，言行谨慎，处理问题能做到言之有据、行之有序、动之有规。

4．具有较强的管理、组织、沟通、协调能力，良好的执行力、敬业精神和强烈的责任感，具备独立开展工作的能力，工作细致认真。

5．肯干务实，形象好、气质佳，具有一定的人格魅力。

知识技能要求培训要求

1. 及时掌握上级部门出台的新政策并运用于医院实际工作中的能力。

2. 具有优秀的沟通协调能力和统筹规划能力。

3．良好的口头与书面表达能力，熟练使用现代化办公软件。

1．医疗卫生新政策、新条例的培训和相关法律法规及专业规章制度培训。

2．医院管理知识、领导艺术的培训。

3．公文写作、公关礼仪及沟通技巧的培训，办公软件操作方法和操作技巧的培训。

基本

法律法规

    《中医医院管理评价指南》、《中医医院建设标准》、《医疗机构管理条例》、《医疗机构评审办法》、《医疗机构基本标准》、《全国医院工作条例》、《医疗事故处理簪例》、《突发公共卫生事件应急条例》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》等。

核心制度

行政会议制度、办公室工作制度、院总值班制度、学习制度、请求报告制度、医院领导深入科室制度、医院大事记记载制度、档案工作制度、公文处理度、文书立卷归档规定、车辆管理制度、公章使用管理规定等。